La transformation numérique est un processus qu’on peut considérer comme inévitable au sein de n’importe quelle entreprise. En effet, la numérisation permet par exemple d’optimiser la sauvegarde des données importantes, de faciliter l’accès, le partage ou encore l’exploitation de ces données… La numérisation vous permet d’automatiser certaines tâches et par conséquent, de limiter le temps et la charge de travail. Elle favorise le travail collaboratif et l’organisation au sein de l’entreprise et permet d’éviter l’entassement des supports physiques. Mais la numérisation comporte certains risques. C’est notamment le cas de la perte de données. Le coffre-fort numérique est la solution à ce problème.
Les risques liés à numérisation de vos données d’entreprise
Il est donc clair que la numérisation des données d’une entreprise comporte de multiples avantages qui permettent de limiter les efforts, de faire accroître la productivité et de rester compétitif face à la concurrence. Néanmoins, détenir et utiliser des données numériques peut exposer l’entreprise à différents risques.
Le principal risque est bien évidemment le piratage, la fuite ou encore la suppression de vos données les plus importantes. Selon le CESIN, une entreprise française sur deux a subi une cyberattaque en 2021.
Parmi les éléments importants qui peuvent être subtilisés ou supprimés, on peut citer les données bancaires, les données de la trésorerie, de l’encours client, du portefeuille commercial, du chiffre d’affaires, de la rentabilité, des salaires, de la comptabilité analytique, de la propriété intellectuelle et industrielle…
Pertes financières conséquentes, incapacité à travailler convenablement voire cessation temporaire d’activité. En somme, la fuite, la destruction ou la corruption de ces données peut avoir un impact non-négligeable sur votre entreprise.
Il est donc important de prendre des précautions adéquates pour tirer parti de la dématérialisation et éviter les risques précités. Cela passe notamment par l’utilisation d’un outil de protection à l’image d’ edoc , proposé par l’entreprise Silæ. Il s’agit ici d’un coffre-fort numérique, idéal pour protéger vos données d’entreprise.
À quoi sert le coffre-fort numérique pour une entreprise ?
Comme son nom l’indique, un coffre-fort numérique est donc un espace de sauvegarde, d’archivage, de sécurisation voire de suppression des données et de documents dématérialisés.
Ce dispositif vous permet par exemple de sauvegarder et d’envoyer de manière sécurisée, des documents tels que les bulletins de paie dématérialisés, les contrats de travail, données comptables et de trésorerie…
Il faut savoir que le service de coffre-fort numérique est soumis à une réglementation rigoureuse. Il est régi par le décret n˚ 2018-418 relatif aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique ainsi que le décret n˚ 2018-853 liés aux conditions de récupération des documents et données stockées par un service de coffre-fort numérique.
Ainsi, le coffre-fort numérique est un outil utile, voire indispensable pour n’importe quelle compagnie. Il permet de limiter voire d’éliminer les risques de fuites et de destruction de données numériques. Il permet aux différents collaborateurs de travailler plus facilement, plus efficacement, et ce, de manière sécurisée.
Le coffre-fort dématérialisé permet de maintenir un certain niveau de confidentialité. Il assurer la traçabilité et la data lineage de différents documents. Ce processus est notamment utile pour leur authentification de ces documents, pour l’identification des erreurs et pour limiter les risques de non-conformité des données.